Układania grafiku zmianowego nie da się nazwać prostym zadaniem. Nie wystarczy ustalić, kto przychodzi rano, kto pracuje po południu, a kto obejmuje nocną zmianę. Należy jednocześnie uwzględnić urlopy, nieobecności, różne systemy czasu pracy, odpoczynki dobowe i tygodniowe, niedziele, święta, pracę w nocy oraz nadgodziny. Jak dobrze układać grafiki zmianowe? Na co zwrócić uwagę i jakich błędów unikać?

Grafik zmianowy to coś więcej niż lista pracowników

Dobry grafik powinien odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: kto pracuje, kiedy pracuje, ile godzin ma zaplanowanych, czy pomiędzy zmianami ma zapewniony odpowiedni odpoczynek oraz czy cały harmonogram jest zgodny z systemem czasu pracy i okresem rozliczeniowym.

Kierownik może mieć sytuację, w której na konkretnej zmianie brakuje pracownika. Naturalnym odruchem jest wtedy znalezienie osoby, która może przyjść w zastępstwie. Sam fakt znalezienia pracownika nie oznacza jednak, że można go po prostu wpisać do grafiku.

Najpierw trzeba sprawdzić, czy takie rozwiązanie jest zgodne z systemem czasu pracy, wymiarem godzin, zasadami odpoczynku i pozostałymi wymaganiami.

Zanim zaczniesz układać grafik, zbierz informacje o pracownikach

Przed wpisaniem pierwszej konieczne są informacje, jaki wymiar etatu ma każdy pracownik, jaki system czasu pracy go obowiązuje, jaki jest okres rozliczeniowy, jakie zmiany może wykonywać, czy może pracować w nocy oraz czy ma zaplanowany urlop lub inną nieobecność.

Znaczenie mogą mieć również indywidualne ograniczenia dotyczące czasu pracy oraz szczególne uprawnienia pracownika.

W praktyce przydatna jest prosta karta pracownika zawierająca najważniejsze informacje:
• wymiar etatu,
• system czasu pracy,
• okres rozliczeniowy,
• standardową zmianę,
• możliwe zmiany,
• możliwość pracy w nocy,
• urlopy i zaplanowane nieobecności,
• ograniczenia i uwagi działu kadr.

Dzięki temu kierownik nie musi za każdym razem odtwarzać tych informacji z kilku różnych źródeł.

8 czy 12 godzin? Najpierw sprawdź system czasu pracy

Nie każdy pracownik musi być rozliczany według tych samych zasad.

W podstawowym systemie czasu pracy co do zasady obowiązuje 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Inaczej wygląda sytuacja w systemie równoważnym. W odpowiednich warunkach dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin, a dłuższa praca jest równoważona krótszą pracą w innych dniach albo dniami wolnymi.

To ważne, ponieważ 12-godzinnej zmiany nie można po prostu zastosować dlatego, że firmie jest tak wygodniej.

Jeżeli pracownik ma pracować np. od 6:00 do 18:00 albo od 18:00 do 6:00, trzeba sprawdzić, czy obowiązuje go odpowiedni system czasu pracy i czy cały harmonogram prawidłowo bilansuje się w okresie rozliczeniowym.

Najważniejsze przy grafiku: odpoczynek między zmianami

Jednym z podstawowych elementów kontroli grafiku jest odpoczynek dobowy.

Co do zasady pracownik powinien mieć zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie.

Łatwo zobaczyć to na przykładzie.

Jeżeli pracownik kończy pracę o 22:00, a następnego dnia ma rozpocząć ją o 6:00, pomiędzy zmianami pozostaje tylko 8 godzin. Taki układ nie zapewnia podstawowego wymaganego odpoczynku dobowego.

Odpoczynek tygodniowy również trzeba uwzględnić

Przy tworzeniu grafiku nie można patrzeć wyłącznie na kolejne dni.

Co do zasady pracownik powinien mieć zapewnione minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu. Odpoczynek ten obejmuje również odpoczynek dobowy.

Przykładowo, jeżeli pracownik kończy zmianę w sobotę o 18:00 i wraca do pracy dopiero w poniedziałek o 6:00, ma 36 godzin odpoczynku.

Istnieją wyjątki, między innymi związane ze zmianą pory wykonywania pracy przy przejściu na inną zmianę, ale nie powinny być traktowane jako sposób na regularne „ściskanie” grafiku.

Jak planować obsadę zmian?

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie układania grafiku nie od nazwisk, ale od potrzeb firmy.

Najpierw warto ustalić, ilu pracowników potrzebujemy na każdej zmianie. Przykładowo:

06:00–14:00 – 3 osoby
14:00–22:00 – 3 osoby
22:00–06:00 – 2 osoby

Jeżeli konkretne stanowiska wymagają określonych kwalifikacji, trzeba uwzględnić również to, kto może pracować na danej zmianie.

Dopiero wtedy można przypisywać konkretnych pracowników.

Najlepiej zacząć od osób, których dostępność jest najbardziej ograniczona. W pierwszej kolejności można uwzględnić pracowników posiadających konkretne kwalifikacje, osoby mogące pracować tylko na określonych zmianach oraz osoby z zaplanowanymi urlopami. Pozostałych pracowników łatwiej dopasować później.

Urlopy i nieobecności przed zmianami

Jednym z prostych, ale częstych błędów jest rozpoczęcie układania zmian, a dopiero później sprawdzanie urlopów.

Lepsza kolejność jest odwrotna.

Najpierw należy zebrać informacje o urlopach, zwolnieniach, innych usprawiedliwionych nieobecnościach, szkoleniach, delegacjach i innych ograniczeniach dostępności.

Dopiero na tej podstawie można rozpocząć planowanie obsady.

Dzięki temu ograniczamy sytuacje, w których gotowy grafik trzeba przebudowywać, ponieważ okazuje się, że jeden z kluczowych pracowników jest niedostępny.

Niedziele, święta i praca w nocy

Grafik zmianowy często obejmuje pracę w nocy, niedziele i święta. Każdy z tych przypadków wymaga dodatkowej kontroli.

Przy pracy nocnej należy przede wszystkim wiedzieć, jakie godziny formalnie stanowią porę nocną w danej firmie oraz kto jest pracownikiem pracującym w nocy. Trzeba również prawidłowo uwzględnić dodatek za pracę w porze nocnej.

Praca w niedziele i święta również podlega szczególnym zasadom. Sam fakt, że firma pracuje zmianowo, nie oznacza automatycznie, że pracownik może być planowany do pracy w każdą niedzielę.

Przy tworzeniu grafiku trzeba więc sprawdzić możliwość zaplanowania takiej pracy oraz sposób zapewnienia odpowiedniego dnia wolnego lub innej wymaganej rekompensaty.

Nadgodziny – „to tylko zastępstwo” nie wystarczy

W praktyce jednym z częstszych problemów jest sytuacja, w której pracownik wypada ze zmiany i trzeba szybko znaleźć zastępstwo.

Może pojawić się pomysł:

„Niech przyjdzie pracownik z poprzedniej zmiany, przecież to tylko kilka godzin.”

Takie podejście może jednak prowadzić do powstania nadgodzin.

Jeżeli pracownik pracuje np. od 6:00 do 14:00, a następnie zostaje do 18:00, dodatkowe 4 godziny wymagają prawidłowego rozliczenia, jeżeli w konkretnych okolicznościach stanowią pracę nadliczbową.

Dlatego każde zastępstwo powinno być analizowane nie tylko pod kątem tego, czy ktoś jest dostępny, ale również pod kątem czasu pracy tej osoby w przyszłości, to znaczy czy pozostawi mu się odpowiednią ilość odpoczynku.

Co zrobić, gdy trzeba zmienić gotowy grafik?

Grafik nie powinien być traktowany jak dokument, który można dowolnie modyfikować w zależności od bieżących potrzeb.

Co do zasady rozkład czasu pracy powinien zostać przekazany pracownikowi co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony.

Jeżeli po publikacji grafiku jeden z pracowników wypada ze zmiany, warto przejść przez określoną procedurę.

Najpierw trzeba ustalić przyczynę nieobecności i znaleźć potencjalne zastępstwo. Następnie należy sprawdzić system czasu pracy zastępcy, odpoczynek dobowy i tygodniowy, wymiar godzin oraz ewentualne nadgodziny. W dalszej kolejności trzeba uwzględnić pracę w nocy, niedziele i święta, a zmianę zatwierdzić i udokumentować zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie.

10 kroków do prawidłowego grafiku zmianowego

Jeżeli układasz grafiki regularnie, warto mieć własną, stałą procedurę.

Może ona wyglądać następująco:

1. Ustal okres rozliczeniowy.
Sprawdź, jaki okres obejmuje grafik i jaki wymiar czasu pracy obowiązuje.

2. Przygotuj listę pracowników.

Podziel pracowników według systemów czasu pracy i innych istotnych kryteriów.

3. Zaznacz urlopy i nieobecności.
Nie planuj zmian zanim nie uwzględnisz dostępności pracowników.

4. Ustal wymaganą obsadę.

Określ, ilu pracowników i z jakimi kwalifikacjami potrzebujesz na każdej zmianie.

5. Wpisz pracowników.

Zacznij od osób o najbardziej ograniczonej dostępności.

6. Sprawdź odpoczynek dobowy.

Przeanalizuj odstępy pomiędzy końcem jednej a początkiem kolejnej zmiany.

7. Sprawdź odpoczynek tygodniowy.

Nie ograniczaj kontroli do pojedynczych dni.

8. Sprawdź liczbę godzin.

Porównaj zaplanowane godziny z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

9. Sprawdź noce, niedziele, święta i nadgodziny.

10. Dopiero wtedy opublikuj grafik.

Taka kolejność pozwala uniknąć sytuacji, w której kierownik najpierw tworzy grafik, a później próbuje go „naprawiać”.

Najczęstsze błędy przy układaniu grafików

Warto zwrócić uwagę na kilka szczególnie częstych przekonań, które mogą prowadzić do problemów.

„Ma jutro wolne, więc wszystko jest w porządku.” Nie zawsze. Trzeba sprawdzić cały układ odpoczynku.

„Pracownik zgodził się przyjść, więc można go wpisać.” Sama zgoda pracownika nie powoduje automatycznie, że rozwiązanie jest zgodne z zasadami czasu pracy.

„To tylko zastępstwo.” Zastępstwo również musi zostać prawidłowo zaplanowane i rozliczone.

„Pracownik 12-godzinny może pracować 12 godzin, kiedy tylko tego potrzebujemy.” Nie. Możliwość planowania 12-godzinnych zmian wynika z odpowiedniego systemu czasu pracy i podlega określonym zasadom.

„Grafik zmieniamy, bo kierownik tak zdecydował.” Zmiana wcześniej ustalonego harmonogramu powinna mieć odpowiednią podstawę i być przeprowadzona zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.

Jak sprawdzić gotowy grafik przed publikacją?

Przed zatwierdzeniem grafiku warto przeprowadzić ostatnią kontrolę.

Sprawdź, czy każdy pracownik ma właściwy system czasu pracy i wymiar etatu. Upewnij się, że nie został zaplanowany podczas urlopu lub innej nieobecności i że na zmianach znajdują się osoby posiadające wymagane kwalifikacje.

Następnie sprawdź liczbę godzin, dobę pracowniczą, okres rozliczeniowy, odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz przejścia pomiędzy zmianami.

Na końcu zweryfikuj niedziele, święta, pracę nocną i ewentualne nadgodziny.

Dopiero gdy wszystkie elementy się zgadzają, grafik powinien zostać zatwierdzony i przekazany pracownikom.

Kiedy powiedzieć „STOP”?

Dobrym rozwiązaniem jest przyjęcie prostej zasady: jeśli nie masz pewności, zatrzymaj się i skonsultuj problem z kadrami lub HR.

Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy nie wiesz, jaki system czasu pracy ma pracownik, nie znasz okresu rozliczeniowego, pojawia się nietypowa zmiana, istnieje ryzyko naruszenia odpoczynku, nie wiadomo, czy powstają nadgodziny albo konieczne jest nietypowe zaplanowanie pracy w niedzielę lub święto.

Podobnie należy postąpić w przypadku pracowników posiadających szczególne uprawnienia lub ograniczenia oraz przy nietypowych zmianach wcześniej opublikowanego grafiku.

Najgorszym rozwiązaniem jest kopiowanie poprzedniego grafiku tylko dlatego, że „zawsze tak robiliśmy”.

Układanie grafików zmianowych nie musi oznaczać pracy w Excelu

Im większa firma i im więcej pracowników zmianowych, tym trudniej kontrolować wszystkie zależności ręcznie. Każda zmiana jednego pracownika może wpływać na jego odpoczynek, wymiar godzin, obsadę kolejnej zmiany czy liczbę nadgodzin.

Dlatego warto korzystać z narzędzi, które wspierają organizację czasu pracy i pozwalają ograniczyć liczbę ręcznych operacji.

W tym miejscu pomocny może być system  S y n e r d i  – wspierający firmy w organizacji procesów kadrowych i zarządzaniu informacjami dotyczącymi pracowników. Przy odpowiednio skonfigurowanych procesach rozwiązanie tego typu może ułatwić osobom odpowiedzialnym za kadry i organizację pracy kontrolowanie harmonogramów, nieobecności i czasu pracy.

Dla kierownika najważniejsza jest jednak nie sama technologia, ale możliwość odejścia od ręcznego pilnowania dziesiątek zależności. Im więcej pracowników, zmian i wyjątków, tym większą wartość ma system, który pomaga uporządkować informacje i ograniczyć ryzyko błędów.

Jeżeli więc w Twojej firmie układanie grafików zajmuje dużo czasu, każda nieobecność oznacza konieczność przebudowy całego harmonogramu, a kontrolowanie odpoczynków, godzin i zmian staje się coraz trudniejsze, warto zastanowić się, czy nadal opłaca się robić wszystko ręcznie. Sprawdź układanie grafików w Synerdi.pl: https://synerdi.pl/grafiki-pracy-i-wykres-gantta/

Dobry grafik to nie tylko pełna obsada. To taki harmonogram, który jednocześnie odpowiada potrzebom firmy i uwzględnia zasady dotyczące czasu pracy.