Zastanawiasz się, czy tylko w twojej placówce pojawiają się problemy kadrowe, z którymi ciężko sobie poradzić? Niestety dotykają one większości ośrodków między innymi dlatego, że wywołują je czynniki makroekonomiczne oraz prawodawcy. Hospicja, domy opieki całodobowej, DPS – wszystkie są narażone na podobne sytuacje, których naturę chcemy przybliżyć w tym artykule. Dowiesz się z niego jakie są najczęstsze problemy, ale również jakie są ich przyczyny, skutki i możliwe rozwiązania.

Niedobór personelu

Brak na lokalnym rynku pracy wykwalifikowanych opiekunów i pielęgniarek z uprawnieniami? To niestety najczęstszy problem podmiotów świadczących usługi opieki nad seniorami i osobami niezdolnymi do samodzielnej egzystencji. Problem pogłębia się, gdy inne trudności o których poniżej skłaniają pracowników do rezygnacji z pracy, a to generuje nowe przeszkody: dużą rotację osób i większe obciążenie zespołu. Młode osoby coraz częściej wybierają pracę za granicą, albo zupełnie inne kierunki zawodowe. Z tego powodu pracownicy świadczący taką pracę są w coraz wyższym wieku. Starzenie się kadry to jedno z największych zagrożeń, ponieważ ich praca jest coraz mniej efektywna i potrzebują więcej wsparcia niż osoby młode i energiczne, a także mają większe oczekiwania zarobkowe.

Jakie są przyczyny?

• niskie płace
• mała atrakcyjność zawodu
• trudne warunki pracy
• brak młodych kadr

Możliwe rozwiązania:

• wzrost wynagrodzeń – to często najtrudniejszy krok
• promocja zawodu wśród osób młodych – wielką rolę odgrywa tutaj społeczność i państwo
• współpraca z uczelniami poprzez przyjmowanie osób na praktyki zawodowe
• zatrudnienie osób z zagranicy

Wysokie obciążenie pracą

Niedobory kadrowe prowadzą do przeciążenia obowiązkami, co obniża jakość opieki i morale zespołu. Jedna osoba opiekuje się często zbyt dużą liczbą podopiecznych, albo zbyt często podejmuje się zmian nocnych. Prowadzi to do chaosu w życiu prywatnym, nieregularności codziennych zadań, wypalenia zawodowego, wyczerpania zdrowotnego i tym samym chorób wynikających ze zbyt wysokiego poziomu kortyzolu.

Przyczyny:

• problem niedoboru personelu
• zbyt duża liczba podopiecznych przyjęta mimo świadomości małej kadry
• brak stałych procesów kadrowych
• problemy w zarządzaniu
• brak automatyzacji np. poprzez program HR-owy

Jak to zmienić?

• lepiej planować grafiki zmianowe
• zwiększyć albo zoptymalizować zatrudnienie
• wdrożyć dedykowane oprogramowanie do zarządzania zespołem
• rejestrować online czas pracy i realizację urlopów – dbać o wypoczynek pracowników
• wprowadzić przerwy regeneracyjne i dofinansowanie wypoczynku
• zapewnić wsparcie psychologiczne

Problemy organizacyjne i komunikacyjne

Częstym powodem odejść z pracy, oraz konfliktów w zespole jest zła komunikacja. Problem ten jest wielopłaszczyznowy, a jego możliwe przyczyny to:

• kłopoty osób kierowniczych, które nie potrafią zarządzać empatycznie – często stosują mobbing, albo odwrotnie brakuje im asertywności i pozwalają niektórym osobom “wejść sobie na głowę”,
• brak dobrego podziału obowiązków, na przykład pielęgniarka musi realizować proste czynności należące do opiekunów,
• brak narzędzi do komunikacji – często rozwiązaniem jest system elektroniczny, do którego dostęp mają również pracownicy,
• brak szkoleń i dopracowanych procesów,
• wyczerpanie zespołu, który wini za to kierowników.

Istnieje kilka rozwiązań:

• szkolenia zawodowe, które pozwolą pracować pracownikom lepiej i z mniejszym obciążeniem psychicznym
• szkolenia dla osób zarządzających, oraz weryfikacja ich działań pod kątem empatii wobec podwładnych
• spotkania zespołowe,
• zbieranie wniosków i ankiet od pracowników, a następnie ich analiza i wdrożenie zmian o które proszą
• lepsze zarządzanie grafikami pracy – skorzystanie z narzędzi planistycznych w systemach HR-owych, które pozwalają na dostęp do kalendarza zmian dla pracowników online

Relacje w zespole i z podopiecznymi

W związku z poprzednimi problemami, mogą pojawiać się również konflikty interpersonalne. Wynikają one także z różnic pokoleniowych i osobowościowych, braku kompetencji u pracowników do funkcjonowania w zespole albo komunikacji z osobami z demencją lub z rodzinami seniorów. Często przyczyną jest również nieradzenie sobie z krytyką ze strony rodzin i znajomych pensjonariuszy, za które pracownik nie odpowiada np. stan zdrowia podopiecznego, problemy organizacyjne. Prowadzi to do poczucia niedocenienia, a to potęguje inne problemy.

Rozwiązaniem mogą być szkolenia oraz wsparcie psychologa, ale przede wszystkim zapewnienie stabilnych i godnych warunków pracy oraz empatycznego wsparcia przełożonych. Ważne jest również wyjaśnianie konfliktów w zarodku, zanim nie przerodzą się w awersję jednej osoby do drugiej.

Brak środków na wzrost wynagrodzeń i benefity

Bardzo często płace są zbyt niskie w stosunku do odpowiedzialności i obciążenia pracowników. Dodatkowo nie oferuje się benefitów pracowniczych jak na przykład prywatnej opieki zdrowotnej, dofinansowania do szkoleń bądź siłowni, elastycznych grafików, ubezpieczenia na życie, albo istnienia Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Przyczyną tego stanu rzeczy jest oczywiście brak adekwatnych przychodów, a rozwiązanie bardzo często opiera się na drastycznych modyfikacjach biznesowych danej placówki. Przykładem zmian modelu biznesowego mogą być:

• negocjacje z samorządem/NFZ o wyższe finansowanie
• dywersyfikacja usług świadczonych na NFZ oraz prywatnie, bądź skupienie się na bardziej dochodowym kierunku
• zwiększenie ilości udzielanych świadczeń np. sesji psychologicznych, świadczeń fizjoterapeutycznych na które można pozyskać środki z budżetu państwa a które podnoszą rentowność ogólnej działalności
• pozyskiwanie środków w drodze fundraisingu – powołanie fundacji i aktywne zbieranie wsparcia od społeczności darczyńców np. 1,5% PIT od rodzin,
• realizację programów dofinansowywanych ze środków unijnych
• optymalizacja procesów, w których funkcjonuje zespół
• optymalizacja kosztów zarządzania zespołem poprzez wdrożenie oprogramowania, które przyspiesza i usprawnia pracę działu HR
• wprowadzenie benefitów pracowniczych, o których nie trzeba odprowadzać składek ZUS

Trudności prawne i formalne

Nad zespołem ośrodków opieki sprawuje nadzór wiele organów państwowych, co wiąże się ze spełnieniem szeregu wymogów formalno-prawnych:

• zgodność z prawem pracy – z pomocą mogą przyjść e-teczki i system rejestracji czasu pracy, a także moduł urlopowy
• wymogi sanitarne, których spełnienie kontroluje sanepid
• realizacja świadczeń zdrowotnych i ich rozliczenie w NFZ
• przepisy BHP, przeciwpożarowe, ekologiczne i ESG
• przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców
• relacje z lokalną społecznością i samorządem

Aby spełnić wszystkie te wymogi często konieczne są usługi specjalistów (prawników, radców, księgowych, kadrowych) oraz posiadanie systemu elektronicznego centralizującego obieg dokumentów i komunikację z pracownikami.

Rozwiązaniem wielu problemów, z którymi borykają się ośrodki opiekuńcze może być wdrożenie systemu Synerdi.pl, który jest kompleksowym narzędziem do zarządzania zasobami ludzkimi i posiada integracje z systemami płacowymi.

Chcesz sprawdzić, jak działa w praktyce?

👉 Załóż bezpłatne konto testowe: https://app.synerdi.pl/#/Register

lub

👉 Umów się na darmową prezentację systemu: https://synerdi.pl/prezentacja-systemu/

Zapraszamy – Synerdi jest właśnie dla Ciebie!