Nowoczesne systemy HR oferują znacznie więcej niż tylko obsługę kadr i płac. W tym artykule przedstawiamy 12 kluczowych funkcji, które usprawniają zarządzanie personelem, wspierają zgodność z przepisami i zwiększają efektywność organizacyjną.
1. Baza danych pracowników zgodna z RODO
Współczesne programy HR muszą spełniać restrykcyjne wymogi dotyczące ochrony danych osobowych, to znaczy zapewniać zgodność z RODO. Oprogramowanie HR powinno umożliwiać bezpieczne przechowywanie, dostęp oraz zarządzanie danymi pracowników w sposób zgodny z przepisami. Kluczowe jest zapewnienie szyfrowania danych, kontroli dostępu oraz rejestrowania wszelkich działań na serwerze. Funkcjonalność ta chroni nie tylko pracowników, ale również firmę przed karami finansowymi wynikającymi z naruszenia przepisów. Dane osobowe powinny być również przetwarzane w sposób maksymalnie ograniczony, uporządkowany i scentralizowany – tak jak ma to miejsce w systemie Synerdi.pl. Ochrona danych pracowników jest priorytetem.
Warto zastanowić się, czy aktualnie używane arkusze kalkulacyjne, bądź inne pliki online przechowywane na sharepointach czy w mailach spełniają te wymogi.
2. Konto pracownika i menedżera w systemie HR
Programy HR oferują osobne konta dla pracowników oraz konto managera (kierownik, przełożony). W Synerdi.pl również są osobne uprawnienia, a tym samym konto dla pracownika HR, czyli działu kadr. Zapewnia to dostęp do danych HR. Pozwala na wygodne zarządzanie informacjami personalnymi, dokumentacją, zgłaszanie wniosków oraz monitorowanie postępów.
Przełożeni zyskują dostęp do danych operacyjnych o zespole, mogą zarządzać urlopami czy planować harmonogramy zmianowe. Taka transparentność i dostępność danych w jednym miejscu znacznie upraszcza komunikację i zwiększa efektywność organizacyjną.
3. Rejestracja i ewidencja czasu pracy online (System RCP)
Elektroniczna ewidencja czasu pracy (RCP) to jedna z podstawowych funkcji programów HR. Umożliwia precyzyjne rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nadgodzin czy pracy zdalnej. Systemy HR mogą integrować się z czytnikami kart, aplikacjami mobilnymi lub formularzami online, jednakże to często podnosi koszty całej struktury.
Z Synerdi.pl otrzymuje się przeglądarkowy czytnik kodów QR oraz dedykowane kody QR dla każdego pracownika, do których obsługi wystarczy urządzenie z kamerą i wi-fi (telefon, tablet). Automatyzacja tego procesu nie tylko ogranicza błędy, ale również pozwala na zgodność z przepisami Kodeksu pracy. Dzięki dokładnym raportom, prezentującym czas pracy pracowników, to także narzędzie pomocne przy rozliczaniu wynagrodzeń.
4. Raportowanie zadań przez pracowników
Nowoczesne systemy HR pozwalają pracownikom raportować wykonane zadania, a menedżerom monitorować postępy pracy. Dzięki temu możliwy jest monitoring pracy, ocena wydajności, identyfikacja wąskich gardeł oraz planowanie rozwoju zespołów. W Synerdi.pl raporty pracownicze dostępne są zawsze online w czasie rzeczywistym, mogą też być generowane miesięcznie. Zapewniony jest wgląd w bieżącą realizację prac, oraz archiwizacja, dzięki czemu możliwa jest wymiana danych z innymi działami.
To doskonałe narzędzie do wspierania kultury efektywności i odpowiedzialności w organizacji. Pozwala na ogląd obciążenia poszczególnych osób i tym samym jest podstawą do skutecznych rozmów motywacyjnych i podziału zadań w zespole. Efektywność pracowników w ogromnym stopniu zależy od narzędzi, z których korzystają managerowie.
5. Elektroniczne wnioski urlopowe
Tradycyjne wnioski papierowe coraz częściej zastępowane są przez wnioski urlopowe online. Dzięki systemom HR, pracownicy mogą składać elektroniczne wnioski z poziomu komputera oraz smartfona, a przełożeni akceptować je kilkoma kliknięciami. Zatwierdzanie urlopów nigdy nie było tak proste. Proces ten staje się bardziej przejrzysty i szybki. Systemy automatycznie aktualizują stany urlopów i zapisują historię wniosków, co ułatwia przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
6. Kalendarz urlopów pracowniczych online
Kalendarz urlopowy to narzędzie pozwalające wszystkim członkom zespołu śledzić zaplanowane nieobecności współpracowników. Widoczność zaplanowanych nieobecności w formie graficznej ułatwia planowanie pracy i zapobiega nadmiernym nakładom urlopów w jednym czasie. Przełożeni mogą analizować dostępność personelu w danym okresie i lepiej zarządzać zasobami ludzkimi. Kalendarz pracownika HR często integruje się z innymi funkcjami systemu, jak np. planowanie grafików czy raportowanie czasu pracy.
7. Cyfrowa dokumentacja HR
Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej to ogromne ułatwienie dla działów HR. Systemy umożliwiają bezpieczne i zorganizowane przechowywanie umów, aneksów, świadectw pracy czy dokumentów medycznych. Elektroniczna dokumentacja pracownicza pozwala na szybki dostęp do danych i eliminuje potrzebę fizycznych archiwów. Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji (np. przez 10 lat) staje się prostsze, a cały proces bardziej ekologiczny.
Z Synerdi.pl zyskujesz dodatkowo gwarancję bezpieczeństwa danych na serwerze, automatyczne kopie bazy danych i możliwość elastycznego dostosowania terminologii przechowywanej dokumentacji. Cyfrowa teczka pracownika jest również narzędziem w zarządzaniu rozwojem zespołu i jego kompetencji, dzięki archiwizacji danych o szkoleniach, kursach, umiejętnościach.
8. Ewidencja sprzętu służbowego
Dobrze zaprojektowany system HR powinien również umożliwiać ewidencjonowanie sprzętu przekazanego pracownikom – laptopów, telefonów czy kart dostępowych. Zarządzanie wyposażeniem pracownika jest bardzo ważnym elementem relacji z nim. Dzięki temu firma ma kontrolę nad mieniem, może przypisać sprzęt do konkretnej osoby, śledzić historię wypożyczeń oraz gwarantować pracownikowi, że będzie miał wszelkie narzędzia do realizacji swoich zadań. Ewidencja sprzętu firmowego to nie tylko element organizacyjny, ale także sposób na zabezpieczenie zasobów i przejrzystość przy zakończeniu współpracy.
9. Grafiki zmianowe online
Planowanie pracy zmianowej to ogromne wyzwanie, które jest kluczowe do zachowania ciągłości działań przedsiębiorstwa. Harmonogram pracy zmianowej online zastępuje arkusze kalkulacyjne i ręczne rozpiski. W przypadku firm pracujących w trybie rotacyjnym, możliwość planowania grafików online jest nieoceniona.
System HR pozwala tworzyć harmonogramy pracy, uwzględniając dostępność pracowników, urlopy czy preferencje zmian. Pracownicy otrzymują kalendarz online prezentujący ich obecności, a kierownicy mogą w prosty sposób reagować na nieobecności lub zmieniające się potrzeby. To oszczędność czasu i większa elastyczność w zarządzaniu personelem. System Synerdi.pl pozwala na obsłużenie wszelkich rodzajów zmian, w tym nocnych, oraz pracy w różnych działach tego samego dnia.
10. Wykres Gantta w HR
Wykres Gantta to narzędzie znane z zarządzania projektami, ale bardzo rzadko implementowane w systemach HR. W kontekście organizacji firmy wykresy Gantta pozwalają na przejrzyste zaplanowanie pracy, określenie priorytetów oraz efektywne przydzielenie zasobów. Ułatwiają także identyfikowanie wąskich gardeł oraz potencjalnych opóźnień, zanim staną się one poważnym problemem.
Dla menedżera zespołu to narzędzie nie tylko do planowania, ale również do bieżącego monitorowania postępów i reagowania na zapotrzebowanie. W Synerdi.pl wykres ten jest wizualnym odzwierciedleniem grafików zmianowych, szczególnie często wybieranym w branży morskiej, agencjach pracy zagranicznej oraz logistyce. Dzięki niemu zarządzanie zadaniami HR również staje się prostsze, dzięki możliwości zsynchronizowania działań kadr z realnymi obecnościami osób pracujących w trybie zmianowym.
11. Raportowanie i analityka HR
Analityka w HR to potężne narzędzie strategiczne. Systemy generują raporty HR dotyczące obecności pracowników, absencji, efektywności zespołów czy realizacji celów. Dzięki temu kadra zarządzająca może podejmować decyzje oparte na danych, a nie intuicji. Analiza historycznych danych kadrowych oraz bieżących pozwala przewidywać trendy, identyfikować problemy, definiować KPI HR oraz planować rozwój załogi. To fundament nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi.
12. Integracja z systemami płacowymi
Integracja programu HR z systemem kadrowo-płacowym znacznie upraszcza i automatyzuje proces naliczania wynagrodzeń. Dane kadrowe są bezpośrednio przesyłane do działu księgowego lub programu płacowego. Minimalizuje to ryzyko błędów oraz przyspiesza proces wypłat. Taka integracja to także oszczędność czasu i większa zgodność z przepisami prawa pracy.
W systemie Synerdi.pl możesz eksportować dane o urlopach m.in. do Enova365, Symfonia, ERP Optima czy WFGang. Ciągle powstają nowe integracje, w miarę potrzeb zgłaszanych przez użytkowników. Integracja HR z płacami to konieczność, jeśli chcemy skupić się na rozwoju przedsiębiorstwa.
Innowacyjny system HR
System Synerdi.pl może Cię wspomóc w rozwoju twojej organizacji. Zawiera w sobie wszystkie wyżej przedstawione funkcje systemów HR-owych, które są niezbędne do sprawnego zarządzania zespołem we współczesnym świecie. Chcesz sprawdzić, jak to działa? Załóż bezpłatne konto testowe (https://app.synerdi.pl/#/Register) lub umów się bezpłatną prezentację funkcjonalną systemu (https://synerdi.pl/prezentacja-systemu/) a przedstawimy dokładnie, jak działają jego moduły. Zapraszamy – Synerdi jest dla Ciebie!
