Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca musi wręczyć pracownikowi w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. Zawiera ono szereg istotnych informacji o historii zatrudnienia, zajęciach komorniczych na wynagrodzeniu i innych danych osobowych pracownika. 

Niedostarczenie lub zgubienie świadectwa pracy przez firmę może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Utrata świadectwa pracy – naruszenie danych osobowych

Niedawna sprawa z branży motoryzacyjnej pokazuje, jak poważne mogą być skutki utraty świadectwa pracy przez pracodawcę. Spółka została ukarana przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) grzywną niemal 16 tys. zł za niezgłoszenie naruszenia ochrony danych polegającego na zgubieniu świadectwa pracy jednego z pracowników.

Firma nie zgodziła się z decyzją UODO i złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, jednak sąd w wyroku z 22 kwietnia 2023 r. oddalił tę skargę, opowiadając się za stanowiskiem organu nadzorczego. Kluczowe było stwierdzenie, że administrator utracił kontrolę nad zgubionym dokumentem, gdyż nie wiedział, gdzie się on znajduje i kto mógł uzyskać do niego dostęp.

Ryzyko naruszenia danych osobowych wystarczające WSA podkreślił, że obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych powstaje już w momencie wystąpienia ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, nawet jeśli to ryzyko się nie zmaterializowało. Sam fakt zgubienia świadectwa pracy stwarzał takie ryzyko, ponieważ świadectwo zawiera szereg wrażliwych danych osobowych pracownika. Ich ujawnienie mogłoby prowadzić do strat majątkowych i niemajątkowych po stronie pracownika.

Na świadectwie pracy znajdują się bowiem dane osobowe pracownika, takie jak okres zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, a nawet informacje o zajęciach komorniczych. Ujawnienie tych wrażliwych danych w wyniku utraty dokumentu naraża pracownika na ryzyko naruszenia jego prywatności.

Obowiązki firm w przypadku utraty świadectwa pracy

Sprawa ta pokazuje, jak poważnie przepisy RODO traktują obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych. Firmy muszą niezwłocznie, w ciągu 72 godzin, informować organy nadzorcze o takich incydentach. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować wysokimi karami finansowymi.

W niektórych przypadkach konieczne jest także poinformowanie osób, których dane zostały naruszone. Niedopełnienie tych obowiązków może narazić firmę nie tylko na sankcje ze strony organów nadzorczych, ale także na roszczenia odszkodowawcze ze strony poszkodowanych pracowników.

W celu usprawnienia procesów związanych z zarządzaniem dokumentami pracowniczymi oraz zminimalizowania ryzyka naruszeń ochrony danych osobowych, warto rozważyć wdrożenie specjalistycznego oprogramowania, takiego jak to oferowane przez Synerdi.pl. Narzędzie to pozwala na bezpieczne i zorganizowane przechowywanie teczek osobowych pracowników w formie cyfrowej. Dzięki systemowi uprawnień i logowaniu czynności, dostęp do wrażliwych dokumentów mają tylko upoważnione osoby. Ponadto, oprogramowanie umożliwia generowanie raportów i alertów dotyczących ważnych terminów, np. końca umowy czy konieczności wydania świadectwa pracy. Rozwiązania tego typu znacząco ułatwiają proces zarządzania dokumentacją osobową, a jednocześnie podnoszą poziom bezpieczeństwa danych pracowników, co jest kluczowe w świetle restrykcyjnych wymogów RODO. 

Inwestycja w nowoczesne systemy HR to dziś niezbędny krok dla firm, które chcą uniknąć kosztownych naruszeń przepisów i budować wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.

Podsumowując, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni mieć świadomość wagi świadectwa pracy i obowiązków związanych z jego wydawaniem oraz przechowywaniem. Firmy muszą zapewnić bezpieczeństwo tych dokumentów, a w przypadku ich utraty – niezwłocznie informować o tym odpowiednie organy. Pracownicy zaś powinni upominać się o otrzymanie świadectwa pracy, gdyż zawiera ono kluczowe informacje potrzebne przy ubieganiu się o nowe zatrudnienie.