E-teczki osobowe i tradycyjne teczki osobowe to dwa różne podejścia do przechowywania i zarządzania dokumentacją. Przedstawiamy porównanie obu metod:
E-teczki osobowe:
– E-teczki osobowe to elektroniczne odpowiedniki tradycyjnych teczek, w których przechowywane są dokumenty w formie cyfrowej.
– Dokumenty są skanowane i przechowywane w postaci plików elektronicznych, które mogą być łatwo zarządzane, wyszukiwane i udostępniane za pomocą systemów zarządzania dokumentacją.
– Zalety e-teczek osobowych obejmują oszczędność miejsca (brak potrzeby przechowywania papierowych dokumentów), łatwiejszy dostęp do dokumentów (możliwość wyszukiwania i przeglądania elektronicznych plików) oraz mniejsze ryzyko utraty dokumentów.
Teczki tradycyjne:
– Tradycyjne teczki osobowe to fizyczne segregatory lub teczki, w których przechowywane są dokumenty w formie papierowej.
– Dokumenty są drukowane lub kopiowane na papierze i przechowywane w odpowiednio oznaczonych teczki, segregatorach lub szafkach.
– Zalety tradycyjnych teczki obejmują prostotę obsługi (nie wymagają specjalistycznych systemów do zarządzania dokumentacją), możliwość przechowywania oryginalnych dokumentów (np. podpisywanych umów) oraz brak konieczności korzystania z technologii informatycznych.
Wybór między e-teczkami a tradycyjnymi teczkami osobowymi zależy oczywiście od potrzeb, preferencji i możliwości firmy. Firmy jednak coraz częściej decydują się na przejście na e-teczki ze względu na ich wygodę, oszczędność miejsca i możliwość łatwego zarządzania dokumentacją w środowisku cyfrowym. Jednak w niektórych przypadkach, zwłaszcza gdy istnieje konieczność przechowywania oryginalnych dokumentów lub gdy firma preferuje tradycyjne metody zarządzania dokumentacją, teczki tradycyjne nadal mogą być używane.
W przypadku, gdy zastanawiacie się Państwo na temat wdrożenia e-teczek osobowych, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą na system Synerdi.
Synerdi to nowoczesne rozwiązanie, które usprawnia zarządzanie e-teczkami osobowymi, zapewniając łatwość w dostępie i aktualizacji dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji, firmy mogą znacznie poprawić efektywność procesów HR i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Chcesz dowiedzieć się, jak Synerdi może wspomóc Twoje przedsiębiorstwo w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą zgodnie z najnowszymi przepisami? Skontaktuj się z nami: https://synerdi.pl/kontakt-synerdi/
