Branża ochrony osób i mienia w Polsce stoi dziś przed ogromnymi wyzwaniami, które w znacznym stopniu dotyczą obszaru zarządzania personelem. Firmy zatrudniające ponad 250 tys. pracowników działają w warunkach narastającego kryzysu kosztowego i niedoboru pracowników, co bezpośrednio wpływa na jakość usług i stabilność zatrudnienia. Według danych rynkowych jedną z kluczowych przyczyn tych trudności jest radykalny wzrost kosztów osobowych – przede wszystkim wskutek podwyżek płacy minimalnej, która w ostatnich latach wzrosła z około 1750 zł brutto w 2015 roku do 4806 zł brutto od stycznia 2026 roku, co oznacza wzrost o niemal 175 procent w dziesięć lat. Ten gwałtowny skok kosztów pracy wywiera presję zarówno na rentowność firm ochroniarskich, jak i na kondycję ich działów HR.
Trudność w pozyskiwaniu nowych pracowników
To jeden z najpoważniejszych problemów kadrowych. Niedobór chętnych do pracy w ochronie wynika z rekordowo niskiego bezrobocia oraz rosnących oczekiwań płacowych kandydatów. Szczególnie trudno znaleźć pracowników z wyższymi kwalifikacjami, na przykład z dopuszczeniem do pracy z bronią, co wiąże się z koniecznością oferowania wyższych stawek. Konsekwencją tego jest konieczność renegocjowania umów z klientami, co dla wielu firm okazuje się trudne, ponieważ klienci nie zawsze mają budżet na wyższe stawki usługowe, nawet jeśli wynika to bezpośrednio ze wzrostu kosztów pracy. W efekcie firmy ochroniarskie muszą nie tylko znaleźć sposób na zatrudnienie odpowiedniej liczby pracowników, ale także radzić sobie z ich rotacją, kosztami oraz presją na konkurencyjne stawki usług.
Planowanie grafików zmianowych
Kolejnym ważnym wyzwaniem jest planowanie czasu pracy i grafiki zmianowe. W sektorze ochrony praca często odbywa się w systemie zmianowym obejmującym noce, weekendy i dni świąteczne, co powoduje skomplikowane rozliczenia czasu pracy oraz konieczność uwzględniania nadgodzin i dodatków. Ręczne układanie grafików w arkuszach kalkulacyjnych generuje błędy i prowadzi do konfliktów z pracownikami, a także do niezgodności z przepisami prawa pracy. Firmy muszą stale monitorować, czy harmonogramy są zgodne z normami i czy obciążenie pracą jest równomierne. W praktyce takie szczegółowe planowanie wymaga nie tylko wiele czasu, ale także wysokiej precyzji i przejrzystości, szczególnie w sytuacji częstych zmian w składzie zespołu.
Zapotrzebowanie na specjalne uprawnienia pracowników
Rynek ochroniarski jest także obszarem, w którym kontrola uprawnień pracowników ma kluczowe znaczenie. Pracownicy ochrony muszą posiadać aktualne badania lekarskie, szkolenia BHP, świadectwa kwalifikacyjne oraz licencje, często wymagane przepisami lub kontraktami z klientami. Brak aktualnych dokumentów może skutkować karami podczas kontroli, a nawet ryzykiem utraty kontraktu. Jednak w praktyce, przy dużej liczbie zatrudnionych osób, pilnowanie terminów tych uprawnień bez wsparcia narzędzi cyfrowych jest trudne, co prowadzi do stresu administracyjnego i naraża firmę na błędy.
Trudności kadrowe wzmacnia także skomplikowany proces rekrutacji i wdrażania nowych pracowników. Działy kadr, przeciążone rosnącą ilością formalności, muszą zadbać o komplet dokumentów, szkolenia wstępne, weryfikację uprawnień. Każdy etap tego procesu tradycyjnie wykonywany ręcznie wydłuża czas zatrudnienia, co w warunkach niedoboru personelu przekłada się na realne trudności operacyjne. Szybkie wdrożenie pracownika na zmianę staje się więc kluczowe dla utrzymania ciągłości usług ochroniarskich.
Zarządzanie kosztami operacyjnymi
Wszystkie te problemy mają swoje odbicie także w kosztach operacyjnych. W warunkach rosnących kosztów płacowych coraz więcej firm ochroniarskich zwraca uwagę na konieczność optymalizacji kosztów pracy i zwiększenia efektywności procesów kadrowych. Brak rzetelnych danych zarządczych i gromadzenie informacji w wielu rozproszonych arkuszach utrudnia podejmowanie strategicznych decyzji, co jeszcze bardziej potęguje administracyjny chaos.
W kontekście tych wyzwań nowoczesne oprogramowanie HR, takie jak Synerdi.pl, może pełnić kluczową rolę w usprawnianiu procesów kadrowych i redukcji kosztów administracyjnych. Systemy HR oferują centralną bazę danych pracowników, która pozwala na przechowywanie i aktualizowanie informacji o umowach, badaniach, szkoleniach i uprawnieniach w jednym miejscu, co znacząco redukuje ryzyko błędów i braków w dokumentacji. Moduły takie jak elektroniczna ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe online ułatwiają precyzyjne rozliczanie godzin pracy i nadgodzin, minimalizując pomyłki związane z ręcznym liczeniem godzin, a także wspierają zgodność z przepisami prawa pracy.
Planowanie grafików pracy staje się bardziej przejrzyste dzięki narzędziom umożliwiającym generowanie harmonogramów online i monitorowanie obciążenia zespołu. Tego rodzaju narzędzie pozwala działom kadr szybko reagować na zmiany w dostępności pracowników i zapewniać odpowiedni poziom obsady zmian. W sytuacji, gdy firmy ochroniarskie negocjują warunki finansowe z klientami, takie dane są bezcenne – umożliwiają bowiem przedstawienie rzetelnych analiz kosztów pracy oraz oszacowanie realnych potrzeb kadrowych.
Problemy kadrowe w firmach ochroniarskich – od wysokiej rotacji, przez skomplikowane harmonogramy i obowiązki formalne, po presję kosztową wynikającą z rosnącej płacy minimalnej – są poważne i mają charakter systemowy. Jednak dzięki wdrożeniu nowoczesnego oprogramowania HR możliwe jest znaczące usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności zarządzania personelem i zminimalizowanie ryzyka błędów administracyjnych. Oprogramowanie takie jak Synerdi.pl nie tylko wspiera codzienną pracę działów HR, ale także umożliwia firmom ochroniarskim lepsze przygotowanie się na wyzwania rynkowe oraz skuteczniejsze konkurowanie na rynku usług ochrony.
Chcesz sprawdzić, jak w praktyce działa Synerdi.pl?
👉 Przeczytaj więcej o naszych modułach: https://synerdi.pl/#funkcje
👉 Załóż bezpłatne konto testowe: https://app.synerdi.pl/#/Register
👉 Umów się na darmową prezentację systemu: https://synerdi.pl/prezentacja-systemu/
Zapraszamy – Synerdi jest właśnie dla Ciebie!
