Każda firma musi przygotować dokumentację dla biura kadrowo-płacowego, albo własnej komórki płacowej. Pracę tę wykonuje konkretny człowiek, co miesiąc podsumowując nieobecności, czas pracy i obecność w godzinach niestandardowych. Najczęściej osoba ta łączy te działania z planowaniem zadań, strukturą zespołu i zastępowalnością osób aby zachować ciągłość działalności przedsiębiorstwa. Wymaga to dokładności i kompletu informacji, często zbieranych z wielu źródeł. Istnieją nowe technologie, które mogą wspomóc albo nawet wyręczyć managerów z tych zadań.
Modele współpracy z biurami kadrowo-płacowymi – dlaczego tradycyjne podejście przestaje działać?
Rynek usług kadrowo-płacowych zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. Rosnąca liczba pracowników, hybrydowe modele pracy, coraz bardziej złożone przepisy i presja na terminowość sprawiają, że tradycyjny model współpracy – oparty na mailach, Excelach i ręcznym wprowadzaniu danych – staje się niewydolny.
Firmy oczekują dziś:
• przewidywalności,
• szybkiej reakcji,
• przejrzystości,
• minimalizacji błędów,
• realnej oszczędności czasu.
Biura księgowe (rachunkowe) prowadzące m.in. obsługę kadrowo-płacową muszą skalować obsługę bez proporcjonalnego zwiększania kosztów pracy.
Nowoczesne modele współpracy, szczególnie te oparte na wspólnych systemach operacyjnych, rozwiązują oba problemy. Synerdi.pl umożliwia przejście z modelu chaotycznego na procesowy – z jasnymi zasadami, rolami i automatyzacją na każdym etapie.
Krytyczna dokumentacja miesięczna – dlaczego jej kompletność i jakość decydują o prawidłowych płacach?
Z perspektywy kadrowo-płacowej comiesięczne rozliczenie pracowników to proces wymagający precyzji. Niezależnie od branży, biura potrzebują kompletu danych, m.in.:
• szczegółowej ewidencji czasu pracy w podziale na godziny, zmiany, nadgodziny i pracę nocną,
• zatwierdzonych nieobecności wraz z podstawami prawnymi,
• informacji o zmianach kadrowych: stawki, etaty, dodatki, zatrudnienia/zwolnienia,
• danych do świadczeń i potrąceń,
• premiowania i składników ruchomych.
Każda luka w dokumentacji oznacza dwa rodzaje kosztów:
1. czas biura – dodatkowe pytania, korekty, ponowna analiza danych;
2. ryzyko klienta – błędne wypłaty, spory pracownicze, konieczność korekt ZUS i PIT.
Dlatego coraz większa liczba firm przechodzi na standaryzowane narzędzia digitalizujące procesy – takie jak Synerdi.pl – które zapewniają kompletny i uporządkowany pakiet danych do rozliczenia.
Realne problemy pracodawców: chaos dokumentacyjny, duplikowanie danych i presja czasu
Zewnętrzne biura często zakładają, że firma dostarczy dane na czas i w odpowiedniej jakości. To założenie rzadko jest spełnione. Pracodawcy zmagają się bowiem z:
• wieloma źródłami danych (menedżerowie, brygadziści, HR, pracownicy),
• rozproszoną komunikacją (SMS, e-mail, papier, zdjęcia grafików),
• brakiem świadomości, które informacje wpływają na płace,
• prowadzeniem ewidencji w Excelach tworzonych ad-hoc,
• ręcznym przepisywaniem danych, co generuje błędy,
• gromadzeniem wszystkiego „na koniec miesiąca”, co zwiększa stres i liczbę pomyłek.
W efekcie nawet firma, która stara się działać poprawnie, dostarcza do biura dokumentację fragmentaryczną i niejednolitą. Synerdi.pl eliminuje ten problem dzięki uporządkowanym formularzom, raportom oraz centralizacji danych..
Wyzwania biur kadrowo-płacowych: rosnąca liczba klientów, presja terminów i ręczna praca operacyjna
Biura rachunkowe nie mają luksusu pracy z jednym źródłem danych.
Każdy klient oznacza:
• inny format plików,
• inne grafiki,
• inne zasady obiegu dokumentów,
• inny sposób zgłaszania nieobecności,
• inną jakość informacji.
To powoduje:
• przeciążenie pracowników biura,
• konieczność ciągłej komunikacji z klientami,• częste korekty,
• brak możliwości skalowania bez zwiększania zespołu.
W efekcie biuro zamiast świadczyć doradztwo i rozwijać portfolio usług – tonie w operacyjnych czynnościach manualnych.
Synerdi.pl eliminuje rozproszenie. Klient i biuro korzystają z jednego systemu, jednej logiki, jednego formatu danych i jednego repozytorium dokumentów. To model współpracy, który skaluje się wraz z liczbą pracowników, bez wzrostu sztabu kadrowego.
Synerdi.pl – technologia, która rozwiązuje kluczowe problemy kadr i płac po obu stronach współpracy
Synerdi.pl został zaprojektowany specjalnie dla obiegu kadrowo-płacowego, aby:
• minimalizować ręczną pracę,
• eliminować błędy,
• skracać czas obsługi,
• poprawiać komunikację i przejrzystość,
• tworzyć jedno źródło prawdy dla pracodawcy i biura.
Najważniejsze przewagi:
• Automatyczna ewidencja i weryfikacja danych system łączy grafiki, nieobecności i czas pracy. Błędy są wykrywane po stronie firmy, zanim trafią do biura.
• Standaryzowany model współpracy pracodawca przekazuje dane zawsze w tym samym formacie, niezależnie od zespołu, menedżera czy działu.
• Centralizacja komunikacji brak opóźnień i brak zgubionych informacji. Każde działanie jest w jednym systemie i we wspólnym raporcie..
• Jedno repozytorium dokumentów kadrowych pełna historia pracownicza dostępna natychmiast – szczególnie ważne przy kontrolach PIP lub ZUS.
• Przygotowany pakiet do płac biuro otrzymuje dane, które są kompletne, zweryfikowane i gotowe do importu do systemu płacowego – dzięki dedykowanym integracjom z programami płacowymi.
• Oszczędność czasu w zależności od organizacji – od 20% do nawet 70% mniej czasu na przygotowanie dokumentacji do listy płac.
• Skalowalność usług biura dzięki automatyzacji biuro może obsłużyć większą liczbę klientów bez zwiększania kosztów pracowniczych.
Najczęstsze pytania firm rozważających wdrożenie Synerdi.pl – i kluczowe odpowiedzi sprzedażowe
Czy Synerdi.pl obsługuje złożone systemy czasu pracy?
Tak – system wspiera cykliczny, zmianowy i hybrydowy model pracy.
Czy wdrożenie wymaga zwiększonego zaangażowania biura rachunkowego?
Nie – wdrożenie odciąża biura. Klient pracuje w jasnych strukturach, a biuro otrzymuje dane gotowe do naliczenia.
Czy system integruje się z oprogramowaniem płacowym?
Tak – Synerdi.pl generuje eksporty danych kompatybilne z najpopularniejszymi systemami kadrowo-płacowymi.
Czy pracownicy mogą zgłaszać nieobecności samodzielnie?
Tak – zgłoszenia są automatycznie kierowane do przełożonych lub kadr.
Jak system zabezpiecza dane?
Synerdi.pl jest zgodne z RODO, wykorzystuje szyfrowanie, logi bezpieczeństwa i pełną kontrolę dostępu do danych.
Jak szybko można wdrożyć system?
W zależności od dostępności Zamawiającego – od 2 do 14 dni.
Czy Synerdi.pl zastępuje Excele, papierową ewidencję i e-maile?
W 90–100% przypadków tak. System porządkuje wszystkie procesy kadrowo-płacowe w jednym miejscu.
Chcesz sprawdzić, jak w praktyce działa Synerdi.pl?
👉 Przeczytaj więcej o naszych modułach: https://synerdi.pl/#funkcje
👉 Załóż bezpłatne konto testowe: https://app.synerdi.pl/#/Register
👉 Umów się na darmową prezentację systemu: https://synerdi.pl/prezentacja-systemu/
Zapraszamy – Synerdi jest właśnie dla Ciebie!
