Case Study
Wyzwania
przed wdrożeniem
Branża morska charakteryzuje się specyficzną strukturą zatrudnienia: część pracowników wykonuje obowiązki w biurze, inni – w systemie zmianowym na statkach, często w rotacjach międzynarodowych.
Firma mierzyła się między innymi z:
● ręcznym planowaniem grafików zmianowych w Excelu,
● brakiem centralnego systemu do zarządzania urlopami pracowników stacjonarnych,
● monitorowaniem obciążenia osób pracujących na morzu tradycyjnymi narzędziami,
● dokumentacją kadrową rozproszoną na papierze, w segragatorach.
● koniecznością ciągłej komunikacji z kadrami w celu pozyskania informacji przez osoby decyzyjne.
Każda zmiana w grafiku wymagała ręcznej aktualizacji plików, a analiza dostępności załogi była czasochłonna. Aby utrzymać tempo rozwoju należało znaleźć narzędzie pozwalające skrócić czas poświęcany przez kluczowe osoby na administrację.
Decyzja o wdrożeniu
systemu Synerdi
W odpowiedzi na te wyzwania zdecydowano się na wdrożenie kompleksowego oprogramowania HR, które miało zintegrować kluczowe procesy w jednym środowisku. Celem było nie tylko uporządkowanie danych, lecz także odciążenie managerów i zwiększenie dostępności informacji.
Już w pierwszych miesiącach odnotowano wyraźne usprawnienia. Managerowie zyskali dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu - od grafików, przez urlopy, po dane personalne.
Centralizacja grafików
i kontrola obciążenia
Jednym z kluczowych elementów transformacji było przeniesienie planowania zmian na statkach z arkuszy Excel do systemu. Umożliwiło to tworzenie i modyfikację grafików w czasie rzeczywistym, eliminując problem niespójnych wersji plików. Grafiki są widoczne dla pracowników w ich indywidualnych kontach, do których mogą się logować.
Dodatkowo wprowadzono widok wykresu Gantta, który trybie całorocznym pozwolił na czytelny podgląd obciążenia pracowników przebywających na morzu. Dzięki temu kadra zarządzająca może szybciej identyfikować przeciążenia, planować rotacje oraz unikać nakładania się kontraktów.
Usprawnienie zarządzania
urlopami i dokumentacją
Wdrożenie systemu znacząco poprawiło także zarządzanie urlopami pracowników stacjonarnych. Wnioski urlopowe zaczęły być składane i akceptowane w systemie, co zwiększyło przejrzystość i skróciło czas obsługi.
Możliwość zaproszenia do pracy w systemie koleżanek z działu kadr usprawniła współpracę między działami. Kartoteki zostały uporządkowane, a dostęp do dokumentów stał się bezpieczny i natychmiastowy.
Wsparcie techniczne
i rozwój funkcjonalności
Istotnym elementem projektu było zaangażowanie zespołu technicznego dostawcy, który wdrożył dodatkowe funkcje dopasowane do specyfiki branży morskiej. Personalizacja narzędzia pozwoliła lepiej odwzorować realne procesy operacyjne klienta.
Firma zaczęła także aktywnie korzystać z raportów generowanych w systemie. Analiza danych kadrowych, absencji czy dostępności załogi stała się prostsza i bardziej wiarygodna, co przełożyło się na trafniejsze decyzje zarządcze.
Efekt biznesowy
Wdrożenie oprogramowania Synerdi.pl nie było jedynie zmianą narzędzia - stało się impulsem do uporządkowania i przyspieszenia procesów kadrowych. Szybsze działania managerów, lepsze zarządzanie urlopami, centralizacja grafików zmianowych oraz pełna widoczność obciążenia pracowników na morzu wzmocniły operacyjną stabilność firmy.
Dzięki cyfryzacji procesów HR przedsiębiorstwo z branży morskiej zyskało skalowalne fundamenty do dalszego rozwoju, redukując ryzyko błędów i zwiększając efektywność całej organizacji. Oszczędność czasu nie tylko zmniejszyła koszty, ale poprawiła procesy pozwalające na osiąganie wyższych przychodów.
Umów się na diagnozę procesów z naszym ekspertem
Casco sp. z o.o. - kim jesteśmy?
Od 2013 roku tworzymy oprogramowanie, z którego korzystają pracodawcy i organizacje przy pracodawcach (Kasy Zapomogowo-Pożyczkowe). Wdrażamy również systemy na zamówienie. Synerdi jest naszą najnowszą usługą SAAS, które łączy w sobie wiedzę ekspertów ds. HR oraz naszą jakość. Wiele podmiotów nam zaufało, liczby mówią same za siebie!
1700
Firm i instytucji
400
K+
Obsługiwanych osób
Casco sp. z o.o.
Al. Zwycięstwa 96/98
81-451 Gdynia
KRS: 0000461905
REGON: 22187781
NIP: 5862282602
Skontaktuj się z nami:
58 732 85 85
biuro@synerdi.pl
