Od 17 kwietnia 2026 r. weszły w życie długo wyczekiwane zmiany w przepisach dotyczących badań profilaktycznych pracowników. Do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym można jeszcze wystawiać orzeczenia lekarskie na papierze w określonych przypadkach. Po upływie tego terminu konieczne będzie wystawianie elektronicznych orzeczeń medycyny pracy. Rozpoczyna się kolejny etap cyfryzacji procesów kadrowych i dokumentacji pracowniczej wprowadzony Nowelizacją rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r.

Dla pracodawców oznacza to nie tylko zmianę sposobu otrzymywania dokumentów od jednostek medycyny pracy, ale również konieczność uporządkowania procesu ich archiwizacji. W praktyce pojawia się więc pytanie:

Jak prawidłowo przechowywać elektroniczne orzeczenia lekarskie w dokumentacji pracowniczej?

Co się zmieniło?

Nowelizacja rozporządzenia wprowadziła przede wszystkim konieczność wystawiania orzeczeń lekarskich w postaci elektronicznej. Lekarz medycyny pracy zapisuje dokument w Systemie Informacji Medycznej, a pracownik może go odebrać poprzez Internetowe Konto Pacjenta (IKP). Pracodawca otrzymuje orzeczenie zgodnie z zasadami określonymi w umowie zawartej z jednostką medycyny pracy.

Nowe przepisy obejmują również:

• elektroniczny obieg orzeczeń,
• nowe wzory dokumentów,
• możliwość przekazywania zaleceń dotyczących organizacji stanowiska pracy,
• lepszą ochronę danych medycznych poprzez rozdzielenie informacji przeznaczonych dla pracownika i pracodawcy,
• etapowe odchodzenie od dokumentacji papierowej.

Warto pamiętać, że przepisy przewidują okres przejściowy (do 17.10.2025 r.), w którym dopuszczalne jest jeszcze wystawianie orzeczeń w formie papierowej tylko w określonych przypadkach, natomiast docelowo elektroniczna forma stanie się standardem.

Czy elektroniczne orzeczenie trzeba przechowywać w aktach osobowych?

Tak.

Zmiana formy dokumentu nie zmienia obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy nadal stanowi dokumentację związaną z zatrudnieniem i powinno zostać dołączone do akt osobowych pracownika – tyle że coraz częściej będzie miało postać elektroniczną.

Dla organizacji prowadzących dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej oznacza to prosty proces – elektroniczne orzeczenie trafia bezpośrednio do e-Teczki pracownika, bez konieczności drukowania, skanowania czy ponownego digitalizowania dokumentów.

Dlaczego e-Teczka staje się naturalnym miejscem dla elektronicznych orzeczeń?

Cyfryzacja medycyny pracy wpisuje się w szerszy trend odchodzenia od papierowej dokumentacji kadrowej.

Jeżeli firma prowadzi dokumentację pracowniczą elektronicznie, wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem powinny znajdować się w jednym, uporządkowanym repozytorium. Dzięki temu dział HR ma szybki dostęp do kompletu dokumentów pracownika, niezależnie od tego, czy dotyczą one zatrudnienia, urlopów, szkoleń czy właśnie badań profilaktycznych.

Elektroniczne przechowywanie orzeczeń pozwala również:
• ograniczyć obieg papierowych dokumentów,
• łatwo odnaleźć aktualne orzeczenia,
• zachować historię dokumentów,
• usprawnić przygotowanie dokumentacji podczas kontroli,
• zapewnić bezpieczne przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak wygląda to w e-Teczkach Synerdi?

System e-Teczki Synerdi został zaprojektowany właśnie z myślą o prowadzeniu pełnej elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy można przypisać do odpowiedniej części akt osobowych, dzięki czemu dokument staje się elementem kompletnej historii zatrudnienia pracownika. Nie ma potrzeby tworzenia papierowych kopii ani przechowywania dokumentów w wielu różnych miejscach.

Dodatkowo e-Teczki Synerdi umożliwiają m.in.:
• prowadzenie dokumentacji zgodnie z wymaganiami rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej,
• uporządkowaną strukturę akt osobowych na części ABCDE,
• szybkie wyszukiwanie dokumentów,
• automatyczne powiadomienia o upływie ważności badań okresowych,
• kontrolę dostępu do danych,
• bezpieczne archiwizowanie dokumentów elektronicznych,
• pełną historię operacji wykonywanych na dokumentacji.

To szczególnie istotne w czasie, gdy kolejne procesy HR są sukcesywnie cyfryzowane, a liczba dokumentów funkcjonujących wyłącznie w formie elektronicznej stale rośnie.

Co warto zrobić już teraz?

Jeżeli Twoja organizacja nadal drukuje elektroniczne dokumenty tylko po to, aby ponownie je zeskanować do systemu kadrowego, warto wykorzystać zmiany w przepisach jako impuls do uporządkowania całego procesu zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy są kolejnym krokiem w kierunku nowoczesnego HR, w którym dokument powstaje, trafia do pracownika, a następnie zostaje zapisany w e-Teczce – bez zbędnego papierowego obiegu.

Zmiany obowiązujące od 17 kwietnia 2026 r. to nie tylko nowa forma wystawiania orzeczeń medycyny pracy. To również sygnał, że cyfrowa dokumentacja pracownicza staje się standardem.

Firmy, które już dziś prowadzą akta osobowe w postaci elektronicznej, mogą bez problemu włączyć elektroniczne orzeczenia do swoich procesów. Natomiast organizacje korzystające z rozwiązań takich jak e-Teczki Synerdi zyskują możliwość sprawnego zarządzania całą dokumentacją pracowniczą w jednym miejscu – od umowy o pracę, przez aneksy i wnioski urlopowe, aż po elektroniczne orzeczenia medycyny pracy.

Jeśli interesuje Cię wdrożenie e-Teczek, to zapraszamy do zgłoszenia się po nagranie z webinaru “Jak przejść z papierowej dokumentacji na e-teczki w Synerdi? Cały proces oczami ekspertki – Marty Felczak”. Pani Prelegent ma 25 lat doświadczenia w HR, aktualnie jest Managerem 23 osobowego zespołu kadrowo – płacowego w agencji pracy tymczasowej, który zajmuje się rozliczaniem wynagrodzeń dla 8 tys. pracowników tymczasowych miesięcznie. Wydarzenie miało miejsce 11 czerwca 2026 r., a my udostępniamy bezpłatnie jego nagranie.

Zgłoś się przez formularz umieszczony tutaj: https://webinar.synerdi.pl/jak-przejsc-z-papierowej-dokumentacji-na-e-teczki-w-synerdi/.