„Poproszę o kopię mojej umowy o pracę z lat 2020–2024.” To z pozoru prosta prośba pracownika może uruchomić lawinę problemów, jeżeli dział HR nie będzie w stanie odnaleźć dokumentu w aktach osobowych.

Warto spojrzeć na tę sytuację z perspektywy pracownika. Zagubienie dokumentacji może utrudnić dochodzenie jego praw, a w niektórych przypadkach prowadzić do wymiernych strat finansowych. W takiej sytuacji pracownik może:

1. wystąpić do pracodawcy o wydanie kopii dokumentacji lub pisemne potwierdzenie jej utraty;

2. zażądać innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, takich jak świadectwo pracy, aneksy do umowy, listy płac, paski wynagrodzeń czy zgłoszenia do ZUS;

3. złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli pracodawca odmawia współpracy lub dokumentacja została bezpowrotnie utracona;

4. dochodzić odszkodowania przed sądem, jeżeli utrata dokumentacji spowodowała wymierną szkodę.

W przypadku sporu z byłym pracownikiem odpowiedzialność odszkodowawczą co do zasady ponosi spółka jako pracodawca, a nie członkowie zarządu osobiście. Nie oznacza to jednak, że temat kończy się na odpowiedzialności spółki. Wspólnicy lub rada nadzorcza mogą oczekiwać od zarządu wyjaśnień dotyczących przyczyn zdarzenia, a w konsekwencji ocenić sposób wykonywania obowiązków przez członków zarządu lub osoby zarządzające obszarem HR. Każda organizacja posiada własne mechanizmy rozliczania sytuacji, które doprowadziły do poniesienia strat.

Warto jednak zauważyć, że pytanie „Kto odpowiada za zagubiony dokument?” nie zawsze oznacza „Kto go zgubił?” lub „Kto powinien zostać ukarany?”. Z perspektywy zarządzania znacznie ważniejsze są pytania: „Kto mógł zapobiec takiej sytuacji?” oraz „Czy obowiązujące procesy skutecznie minimalizowały ryzyko?”. To właśnie odpowiedzi na te pytania powinny stanowić podstawę oceny odpowiedzialności zarządu oraz kadry zarządzającej.

Dlatego kluczowe znaczenie ma stworzenie takich procesów, które zapewnią bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej, a jednocześnie nie będą nadmiernie obciążały organizacji dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi. Poniżej przedstawiono przykład polityki zarządzania dokumentacją, która może stanowić punkt wyjścia do budowy skutecznego systemu zarządzania ryzykiem.

POLITYKA ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ

1. Cel

Celem niniejszej polityki jest zapewnienie bezpiecznego, kompletnego oraz zgodnego z obowiązującymi przepisami prowadzenia dokumentacji pracowniczej poprzez jednoznaczne określenie odpowiedzialności, zasad postępowania oraz mechanizmów kontroli wewnętrznej. Proces ma charakter prewencyjny i służy ograniczeniu ryzyka utraty, zagubienia, zniszczenia lub nieuprawnionego dostępu do dokumentów.

2. Założenia

Spółka przyjmuje zasadę, że bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej jest odpowiedzialnością całej organizacji. Poszczególne poziomy zarządzania odpowiadają za różne elementy procesu – od stworzenia odpowiednich warunków organizacyjnych po prawidłową realizację codziennych czynności operacyjnych.

3. Struktura odpowiedzialności

Poziom I – Zarząd

Zapewnienie warunków organizacyjnych umożliwiających bezpieczne prowadzenie dokumentacji:
• określa standardy zarządzania dokumentacją pracowniczą;
• zapewnia odpowiednie zasoby organizacyjne, kadrowe i finansowe;
• zatwierdza polityki oraz procedury dotyczące obiegu dokumentów;
• zapewnia funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej;
• monitoruje poziom ryzyka raportowany przez Dyrektora HR;
• podejmuje decyzje dotyczące działań naprawczych o charakterze systemowym.

Poziom II – Dyrektor HR

Przekłada założenia strategiczne na sprawnie funkcjonujący proces:
• projektuje proces prowadzenia dokumentacji;
• wdraża procedury operacyjne;
• wyznacza właścicieli poszczególnych etapów procesu;
• organizuje szkolenia;
• zapewnia odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne;
• analizuje incydenty i ich przyczyny;
• inicjuje działania doskonalące.

Poziom III – Kierownik HR

Zapewnia prawidłowe funkcjonowanie procesu na poziomie operacyjnym:
• organizuje pracę zespołu;
• kontroluje kompletność dokumentacji;
• monitoruje terminowość wykonywanych czynności;
• prowadzi bieżące kontrole jakości;
• weryfikuje zgodność działań z procedurami;
• zgłasza zidentyfikowane ryzyka Dyrektorowi HR.

Poziom IV – Pracownik HR

Odpowiada za prawidłową realizację codziennych czynności związanych z dokumentacją:
• odbiera dokumenty zgodnie z obowiązującą procedurą;
• potwierdza ich przyjęcie;
• kompletuje dokumentację;
• prowadzi ewidencję ruchu dokumentów;
• archiwizuje dokumenty zgodnie z obowiązującymi zasadami;
• zabezpiecza dokumentację przed dostępem osób nieuprawnionych;
• niezwłocznie zgłasza wszelkie niezgodności.

Poziom V – Wszyscy pracownicy spółki

Każdy pracownik przekazujący lub korzystający z dokumentacji:
• stosuje obowiązujące procedury;
• nie pozostawia dokumentów bez nadzoru;
• przekazuje dokumenty wyłącznie osobom uprawnionym;
• zgłasza zauważone nieprawidłowości.

4. Dodatkowe działania ograniczające ryzyko

• Każdy dokument posiada właściciela procesu, jest odpowiednio identyfikowany i przypisywany do właściwych akt, a w razie potrzeby rejestrowany w ewidencji wpływu.

• Każde przekazanie dokumentu odbywa się zgodnie z procedurą, może zostać potwierdzone przez odbiorcę i jest możliwe do odtworzenia. Dostęp do oryginałów ograniczany jest do niezbędnego minimum.

• Dokumentacja przechowywana jest wyłącznie w wyznaczonych lokalizacjach z wykluczeniem dostępu osób nieuprawnionych. Obowiązuje zasada „czystego biurka”.

• Regularnie prowadzone są kontrole kompletności akt, zgodności z procedurami oraz analiza zgłaszanych incydentów.

• Po każdym incydencie przeprowadzana jest analiza przyczyn, ocena skuteczności obowiązujących zabezpieczeń oraz wdrażane są działania zapobiegawcze i aktualizacje procedur.

5. Wskaźniki skuteczności procesu (KPI)

Dyrekcja HR cyklicznie monitoruje między innymi:
• liczbę zagubionych dokumentów;
• liczbę niezgodności wykrytych podczas kontroli;
• czas od wykrycia niezgodności do jej wyjaśnienia;
• odsetek kompletnych teczek pracowniczych;
• liczbę przeprowadzonych kontroli wewnętrznych;
• liczbę działań doskonalących zakończonych w terminie;
• poziom realizacji szkoleń pracowników HR.

Nowoczesne narzędzia wspierające bezpieczeństwo dokumentacji

Skuteczne procedury organizacyjne są fundamentem bezpieczeństwa dokumentacji pracowniczej, jednak coraz większą rolę odgrywają również nowoczesne narzędzia informatyczne. Elektroniczne teczki pracownicze pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko zagubienia dokumentów, usprawniają pracę działów HR i zwiększają kontrolę nad całym procesem obiegu dokumentacji.

E-teczki Synerdi umożliwiają prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, są odpowiednio uporządkowane i mogą zostać odnalezione w ciągu kilku sekund. System pozwala precyzyjnie definiować uprawnienia użytkowników, dzięki czemu dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione.

Istotną zaletą rozwiązania jest pełna historia operacji wykonywanych na dokumentach. Każde dodanie, zmiana czy odczyt dokumentu pozostawia ślad w systemie, co znacząco zwiększa transparentność procesów i ułatwia przeprowadzanie audytów oraz kontroli.

E-teczki Synerdi wspierają również kompletność dokumentacji, przypominając o wymaganych dokumentach oraz pomagając zachować zgodność z obowiązującymi procedurami. Dzięki temu organizacja ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego obiegu dokumentów, a pracownicy HR mogą poświęcić więcej czasu na zadania o większej wartości biznesowej.

Cyfryzacja akt osobowych to nie tylko wygoda, ale również element skutecznego systemu zarządzania ryzykiem. Im bardziej uporządkowane są procesy i narzędzia, tym mniejsze prawdopodobieństwo sytuacji, w której pracownik usłyszy, że jego dokument po prostu zaginął.

Jeżeli rozważają Państwo wdrożenie elektronicznych teczek pracowniczych, warto przetestować rozwiązanie Synerdi w praktyce. Kilka dni pracy z systemem często wystarcza, aby przekonać się, jak wiele czasu można zaoszczędzić oraz jak skutecznie zwiększyć bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej.

Załóż konto tutaj: https://synerdi.pl/e-teczki/

Więcej o naszych e-Teczkach: https://synerdi.pl/prezentacja-systemu/