Jeszcze kilka lat temu dzień pracy w dziale kadr wyglądał podobnie w większości firm – segregatory, papierowe teczki, ręczne kompletowanie dokumentów i niekończące się poszukiwania jednego podpisanego formularza. Dziś coraz więcej organizacji stawia na elektroniczną dokumentację pracowniczą, dzięki której codzienne obowiązki stają się znacznie prostsze i szybsze.

Dzień kadrowej przed wdrożeniem e-teczek

Poranek zaczyna się od sprawdzenia, jakie dokumenty dostarczyli pracownicy. Następnie:
• odszukanie odpowiedniej teczki pracownika w archiwum,
• wydrukowanie nowych dokumentów,
• ręczne wpięcie ich do odpowiedniej części akt osobowych,
• sprawdzanie terminów badań, szkoleń czy kończących się umów w kilku różnych miejscach,
• odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące dokumentów i danych kadrowych,
• przygotowywanie dokumentacji do kontroli lub audytu.

Każda dodatkowa czynność oznacza kolejne minuty, które w skali miesiąca zamieniają się w wiele godzin pracy administracyjnej.

Dzień kadrowej po wdrożeniu e-teczek w Synerdi

Po wdrożeniu e-teczek większość tych czynności odbywa się w jednym systemie.

W Synerdi wszystkie dokumenty pracownika znajdują się w elektronicznej kartotece uporządkowanej zgodnie ze strukturą akt osobowych (części A, B, C, D i E). Dokument można odnaleźć w kilka sekund, bez przeszukiwania segregatorów i archiwów.

Codzienna praca wygląda zupełnie inaczej:
• dokumenty są przechowywane w jednym miejscu,
• dostęp do akt możliwy jest przez internet 24/7,
• system przypomina o kończących się badaniach, szkoleniach czy umowach,
• do dokumentów można dodawać skany i załączniki,
• wszystkie informacje są uporządkowane i łatwo dostępne podczas kontroli lub audytu.

Zamiast zajmować się papierową administracją, dział kadr może poświęcić więcej czasu na rozwój pracowników, wsparcie menedżerów czy usprawnianie procesów HR.

Co zyskuje firma?

Przejście na e-teczki to nie tylko wygoda dla kadrowych.

Korzyści odczuwa cała organizacja:
• mniej papierowej dokumentacji,
• szybszy dostęp do danych pracowników,
• większy porządek w dokumentacji,
• łatwiejsze przygotowanie do kontroli,
• większe bezpieczeństwo przechowywania danych,
• oszczędność czasu każdego dnia.

Zobacz, jak to działa w praktyce

Nie musisz od razu wdrażać nowego systemu w całej firmie. Najlepiej przekonać się o jego możliwościach podczas prezentacji.

Umów bezpłatną prezentację i zobacz różnicę

synerdi.pl/prezentacja-systemu

Przekonaj się, jak wiele czasu możesz odzyskać dzięki elektronicznym teczkom pracowniczym i nowoczesnemu zarządzaniu dokumentacją HR.