Elektroniczna dokumentacja pracownicza staje się standardem w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Mimo to wiele firm nadal prowadzi papierowe akta osobowe, nie zdając sobie sprawy z rzeczywistych kosztów takiego rozwiązania.

Na pierwszy rzut oka papier wydaje się tańszy. W praktyce jednak dochodzą wydatki związane z obsługą dokumentów, archiwizacją, czasem pracy specjalistów HR oraz ryzykiem błędów. W tym artykule pokazujemy 5 ukrytych kosztów papierowej dokumentacji pracowniczej oraz wyjaśniamy, dlaczego e-teczki pracownicze są dziś bardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Dlaczego firmy przechodzą na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Cyfryzacja procesów kadrowych pozwala ograniczyć koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych i usprawnić codzienną pracę działów HR oraz kadr i płac.

Elektroniczne akta osobowe umożliwiają:
• szybkie wyszukiwanie dokumentów,
• bezpieczne przechowywanie danych,
• elektroniczny obieg dokumentów,
• łatwiejsze przygotowanie dokumentacji do kontroli,
• ograniczenie kosztów administracyjnych.

To właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie e-teczek pracowniczych.

1.  Czas poświęcany na obsługę papierowych akt osobowych

Jednym z największych, a jednocześnie najmniej widocznych kosztów jest czas pracy.

Każdy dokument pracownika należy:
• wydrukować,
• podpisać,
• skompletować,
• przyporządkować do odpowiedniej części akt osobowych,
• wpiąć do teczki,
• później odnaleźć podczas kontroli lub na potrzeby pracownika.

Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach oznacza to wiele godzin pracy każdego miesiąca.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza pozwala wykonywać większość tych czynności automatycznie lub w ciągu kilku sekund.

2. Koszty archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie papierowych akt osobowych wiąże się z kosztami, które często nie są uwzględniane podczas planowania budżetu.

Do najważniejszych należą:
• zakup papieru,
• tonery i drukarki,
• segregatory oraz teczki,
• szafy i regały archiwalne,
• powierzchnia magazynowa,
• zabezpieczenie dokumentacji,
• profesjonalne niszczenie dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania.

Im większa firma, tym większe koszty przechowywania dokumentacji.

3. Ryzyko błędów i braków w dokumentacji

Papierowa dokumentacja zwiększa ryzyko pomyłek.

Najczęściej spotykane problemy to:
• brak podpisów,
• źle przypięte dokumenty,
• zagubione załączniki,
• nieaktualne formularze,
• błędna klasyfikacja dokumentów.

Takie sytuacje mogą powodować trudności podczas kontroli oraz wydłużać pracę działu HR.

W przypadku elektronicznych teczek pracowniczych dokumenty są uporządkowane, łatwe do odnalezienia i dostępne zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

4. Wolniejszy obieg dokumentów

Papierowy obieg dokumentów oznacza konieczność drukowania, podpisywania i przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami oraz oddziałami firmy.

Efektem są:
• opóźnienia,
• większa liczba pomyłek,
• konieczność wielokrotnego drukowania tych samych dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacząco skrócić czas realizacji procesów kadrowych.

5. Rosnące koszty wraz z rozwojem firmy

Każdy nowy pracownik oznacza kolejne dokumenty do przechowywania.

Przy wzroście zatrudnienia rosną również:
• koszty archiwizacji,
• liczba godzin pracy administracji,
• wydatki na materiały biurowe,
• zapotrzebowanie na powierzchnię archiwum.

W przypadku elektronicznych akt osobowych skalowanie organizacji nie wymaga rozbudowy archiwum ani zwiększania liczby segregatorów.

Ile kosztują e-teczki pracownicze?

Wbrew powszechnej opinii wdrożenie elektronicznych akt osobowych nie musi być kosztowne.

W systemie Synerdi koszt prowadzenia e-teczek pracowniczych wynosi 3 zł miesięcznie za jednego pracownika.

To przejrzysty model rozliczeń, który pozwala firmie łatwo zaplanować wydatki.

Przykład kosztów

10 pracowników – 30 zł miesięcznie

20 pracowników – 60 zł miesięcznie

50 pracowników – 150 zł miesięcznie

100 pracowników – 300 zł miesięcznie

Już sama oszczędność czasu działu HR często przewyższa koszt korzystania z systemu.

Korzyści z elektronicznej dokumentacji pracowniczej w Synerdi

Decydując się na elektroniczną dokumentację pracowniczą w Synerdi, firma zyskuje:

• elektroniczne teczki pracownicze zgodne z obowiązującymi przepisami,
• szybki dostęp do dokumentów z jednego miejsca,
• ograniczenie kosztów drukowania i archiwizacji,
• sprawniejszy obieg dokumentów,
• większe bezpieczeństwo danych,
• oszczędność czasu działu HR i kadr,
• łatwe wyszukiwanie dokumentów,
• możliwość dalszej cyfryzacji procesów kadrowych.

Czy warto przejść z papierowych akt osobowych na e-teczki?

Coraz więcej przedsiębiorstw dochodzi do wniosku, że największym kosztem nie jest zakup papieru, lecz czas pracowników oraz nieefektywne procesy.

Elektroniczne teczki pracownicze pozwalają:
• ograniczyć koszty administracyjne,
• usprawnić pracę działu HR,
• poprawić bezpieczeństwo danych,
• przyspieszyć obsługę dokumentów,
• przygotować firmę na dalszy rozwój.

Przy koszcie 3 zł miesięcznie za pracownika inwestycja w cyfryzację dokumentacji bardzo szybko zaczyna przynosić realne oszczędności.

Papierowa dokumentacja pracownicza generuje znacznie więcej kosztów, niż wynika to z wydatków na papier i tonery. Czas pracy, archiwizacja, ryzyko błędów oraz wolniejszy obieg dokumentów wpływają na efektywność całej organizacji.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to rozwiązanie, które pozwala ograniczyć te koszty i usprawnić pracę działu HR. Dzięki e-teczkom w Synerdi, dostępnym już od 3 zł miesięcznie za pracownika, przedsiębiorstwa mogą w prosty sposób rozpocząć cyfrową transformację procesów kadrowych i skupić się na rozwoju biznesu zamiast na zarządzaniu papierowymi aktami.