1. Przygotowanie i agenda
Rozpocznij od zaplanowania spotkania z wyprzedzeniem i podziel się agendą z uczestnikami przed spotkaniem. Ustalanie jasnej agendy pomoże zachować strukturę i skupienie na temacie, a także pozwoli interlokutorom przygotować odpowiednie materiały.
2. Wybór odpowiednich narzędzi
Wybierz narzędzia, które najlepiej odpowiadają potrzebom spotkania. Dobra jakość wideo i narzędzia do współdzielenia ekranu są kluczowe dla płynnej komunikacji.Warto również pamiętać o ochronie danych firmowych i korzystać z aplikacji, które ją zapewniają.
3. Zasady komunikacji
Ustal zasady dotyczące korzystania z mikrofonów i kamer. Dobre praktyki, takie jak wyłączanie mikrofonu, gdy nie mówisz, mogą zmniejszyć zakłócenia.
4. Zachowanie uwagi
Skup się na agendzie i unikaj zbaczania z tematu. Krótsze spotkania, skoncentrowane na konkretnych kwestiach, są zwykle bardziej produktywne.
Pamiętaj również o wyłączeniu widoku własnej kamery. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez University of Arizona, wyłączenie widoku własnej kamery podczas wirtualnych spotkań może zmniejszyć uczucie zmęczenia i zwiększyć zaangażowanie. Badanie wykazało, że ciągłe obserwowanie siebie może być stresujące i rozpraszające.
5. Aktywizowanie uczestników
Zachęcaj do aktywnego udziału wszystkich uczestników. Interakcje, takie jak zadawanie pytań czy organizowanie dyskusji, mogą zwiększyć zaangażowanie. Każda zaproszona osoba, nie jest na spotkaniu bez powodu, dlatego z pewnością ma coś do powiedzenia.
6. Podsumowanie i zadania
Zakończ spotkanie podsumowaniem i jasnym określeniem kolejnych działań. Dzięki temu uczestnicy będą dokładnie wiedzieć, co robić dalej. Aby dodatkowo ułatwić i usprawnić ten proces, warto skorzystać z narzędzi AI, które mogą automatycznie robić notatki ze spotkań, nagrywać bez szumów, a nawet podsumowywać ważne momenty spotkania.
Na przykład, narzędzia takie jak Fireflies.ai i Otter.ai oferują funkcje automatycznej transkrypcji rozmów w czasie rzeczywistym, identyfikacji mówców oraz możliwości komentowania i reagowania na treści rozmowy podczas jej trwania. Fireflies.ai obsługuje ponad 40 języków i integruje się z wieloma platformami spotkań, takimi jak Microsoft Teams, Zoom, Skype i Google Meet, umożliwiając łatwe dzielenie się notatkami ze spotkań na popularnych platformach pracy, takich jak Asana, Slack czy Notion
—
Pamiętajmy również, że program Synerdi, wspomagający organizację urlopów, obliczanie wynagrodzenia i ewidencję czasu pracy, może być kolejnym cennym narzędziem w efektywnym zarządzaniu pracą zdalną i spotkaniami online. Korzystając z takich narzędzi, możemy zapewnić lepszą organizację, wydajność i komfort pracy zarówno dla liderów zespołów, jak i dla wszystkich pracowników.
