Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, chyba że pracodawca nie sporządza planu urlopu z powodu braku zakładowej organizacji związkowej lub zgody tej organizacji.
Jeśli plan urlopu nie jest sporządzany, pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, uwzględniając wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Urlop niewykorzystany w terminie ustalonym w planie urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (wykorzystywany jest przed aktualnym limitem urlopu).
Pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem terminu wykorzystania niewykorzystanego urlopu, ale musi go udzielić w terminie określonym przepisem, czyli do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy pracownik nie wyraża na to zgody.
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest bezwzględnie obowiązujące i obowiązuje zarówno pracodawcę, jak i pracownika. Nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym przez przepisy pracy może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Sporne kwestie dotyczące wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego mogą być rozstrzygane przez sąd pracy.
